Skrivesperre etter kurs i klart språk!

Av siviløkonom Ole-Mathias Nes

Ein tidleg fredag morgon i november sit eg med kaffikoppen og slit med ei skrivesperre som eg sjeldan har opplevd tidlegare. Eg spør meg sjølv om kva som kan vere årsaken til at orda ikkje flyt like godt som vanleg? Ein innlysande årsak kan sjølvsagt vere morgongruff og manglande kreativitet, men mest truleg har det noko med 16.november å gjere. Denne dagen i 2011 var eg ein av to deltakarar som representerte Region Vest på etaten sitt kurs i “Klart språk”. Det er lenge sidan eg har kjendt fallhøgda så intenst på kroppen, og der ligg nok noko av forklaringa på skrivesperra også. Ein ambassadør for “Klart språk” skal iallfall ikkje bli arrestert på orddelingsfeil og andre trykkfeil tenkjer eg, medan eg tek ein ekstra god slurk av kaffikoppen og byrjar å skrive.

Kurset i “Klart språk” har som mål å framme betre og meir brukartilpassa språk både internt og eksternt i Statens vegvesen. I min jobb som siviløkonom på økonomiseksjonen i Region Vest er det fyrst og framst interne skriv som vert produsert og motteke under overflata på tastaturet. Nokon vil kanskje spørje seg kvifor eg i mi stilling har behov for eit kurs i “Klart språk” når dei fleste skriva eg mottek og sender ut er interne? Vel, intern kommunikasjon med vektleggjing på enkelt og tydeleg språk er også ein viktig dimensjon for å få ein effektiv etat. Kor mange gongar må ein ikkje skrive oppfølgjande e-postar fram og tilbake for å få svar på det ein eigentleg lurer på? Mi erfaring er at dette skjer fleire gongar for dag og på dei fleste nivå av etaten vår. Ansvaret, det ligg nok nokonlunde jamnt fordelt mellom den som sender ut e-posten og den som eventuelt svarar.

“Klart språk” har lært meg at denne utfordringa kan løysast gjennom ein “klar tanke” før ein byrjar å skrive:

  • Kven skriv du til?
  • Kvifor skriv du?
  • Kva treng lesaren å vite?

Tvingar ein seg sjølv til å svare på desse spørsmåla før ein skriv e-posten og trykkjer fornøgd og glad på sendknappen, så føler eg meg trygg på at mang eit oppfølgjingsskriv og tilhøyrande frustrasjon kunne vore unngått.

Eg vil gje stor ros til dei i etaten som har drive fram arbeidet med Klarspråksprosjektet i Statens vegvesen. Både retningslinene, målet med prosjektet og ikkje minst kurset som vert arrangert står til beste karakter i mi bok. Det er mitt håp og mi tru at innhaldet i “Klart språk” vert spreidd til så mange delar av etaten som mogeleg og at anten prosjektgruppa eller vi som er ambassadørar får sjansen til å leggje fram hovudtrekka i desse retningslinene i dei situasjonane og gruppene kor dette fell naturleg. Retningslinene er gode og enkle å forstå slik at dette er noko som alle bør ta innover seg i sin kvardag.

Ynskjer alle i etaten ei fin adventstid med mykje godt og klart språk.

Reklamer

Vegdirektøren vil ha klarere språk

Av vegdirektør Terje Moe Gustavsen

Språk er makt, det er kultur og er viktig for egenart og selvfølelse. Språk er identitet, følelser og engasjement. Selvsagt er språk også kommunikasjon. Språket er avgjørende for de aller fleste sitt forhold til hverandre, mellom enkeltindivider og mellom folk og samfunn.

Samtidig er språket i endring. Den store verden trykker på – og presser mer engelsk inn. Mange, og kanskje særlig unge mennesker, bruker et eget sms-språk, bestående av ordforkortelser og bokstavkoder.

Mange av språkendringene er bra. På femtitallet ble det oppfattet som uhøflig ikke å bruke De og Dem. I dag er det nærmest omvendt. Nå skaper bruken av De og Dem avstand mellom avsender og mottaker, både når det uttrykkes skriftlig og muntlig. I dag er uttrykksformen mer direkte. Vi bruker kortere og klarere setninger. Her er det kanskje nettopp i det offentlige Norges dialog med folk det har skjedd størst forandring. En forandring der folk har gått raskere, og har et klart forsprang på byråkratiet i det offentlige Norge. Det har ført til at vi i mange tilfeller ikke er på samme språkkanal som folk flest.

Det er alt dette vårt prosjekt ”Klart språk i Statens vegvesen” handler om. Det handler om all vår kommunikasjon, skriftlig og muntlig både innad i etaten og til og fra alle andre. Det handler om vår bruk av makt og vår tillit i befolkningen. Og det handler om å ta vare på og å være med på å utvikle vår store og verdifulle språkarv.

Kanskje noen synes at jeg tar vel hardt i når jeg mener at etatens språk betyr noe for nasjonens språkutvikling og språkarbeid. Men med de store mengder lesere og tilhørere vi har på nett, av brev, i mediene og i direkte møte med folk, mener jeg virkelig at vi har et delansvar for en større helhet.

Dette ansvaret må tas ved at vi er bevisst vår språkbruk i hver eneste melding eller artikkel på nettet, i alle brev vi sender ut, når vi uttaler oss til mediene og når vi treffer folk, både enkeltvis og når flere er samlet. En svær oppgave, men det er en både morsom og givende jobb.

Vi ser allerede noen resultater. Jeg tror at det nye vognkortet og brevet om EU-kontroll (periodisk kjøretøykontroll) bidrar til at flere forstår raskere og bedre. Folk blir mer fornøyd, og vi får mindre jobb med å besvare spørsmål. Kort sagt en “vinn-vinn”-situasjon.

Dette er noen første skritt på en stor oppgave. Vi må alle være villige til å endre måten vi bruker språket på. Men jeg er sikker på at vi får store gevinster. For folk flest og for Statens vegvesen. Dessuten bidrar vi til en enda større oppgave. Å ta vare på og utvikle våre språk både for vår egen og for framtidige generasjoner.

Klarspråkuka er i gang!

Denne uka har vi flere arrangementer i Statens vegvesen, der målet er å heve kunnskapen om klart språk, ha det litt moro med språket og lansere våre helt nye retningslinjer. Arrangementene finner sted på mange av våre kontorsteder, i tillegg til at vi bruker intranettet vårt flittig.

Noe av det vi har gjort:

  • Hatt foredrag om klart og tydelig språk fra både innleide og egne ansatte
  • Skrevet nyhetsartikler på intranettet
  • Lansert Statens vegvesens retningslinjer for klart og tydelig språk
  • Hatt stands på enkelte kontorsteder, med bokstavkjeks og oppgaver
  • Produsert effekter som musematte, penn, sjokolade og drops som vi har delt ut
  • Oppfordret til språkprat på alle kontorsteder
  • Startet todagerskurs der over 100 ansatte skal delta

Og fortsatt er det bare tirsdag! Vi legger ut mer, også om retningslinjene, når uka er ferdig.

Lurer du på noe om hvordan vi har planlagt og gjennomført uka kan du sende en e-post til Ina Porsholt Jensen på ina.jensen@vegvesen.no eller Marte Spets på marte.spets@vegvesen.no.

Hvilke språkkamper skal jeg ta?

Som kommunikasjonsrådgiver i Statens vegvesens bør jeg være fagavdelingens gode rådgiver på et klart og tydelig språk. Min oppgave er å bidra til at leserne forstår teksten første gang de leser den. Hvilke kamper er da viktigst?

Det er lett å grave seg ned i ord og uttrykk i språket vårt, og ta rollen som organisasjonens ordvokter.  En tekst med drøss av faguttrykk er jo uforståelig.  Og min kamp blir lett å slå ned på de mange uforståelige faguttrykkene til fagavdelingene – for å gjøre dem mer folkelige.  Like lett er det å gå inn i rollen som korrekturleser. Og bli den som påser at setningene har nok punktum, komma på noenlunde riktig plass og ikke de største skrivefeilene. Dårlig norsk bidrar jo heller ikke til økt forståelse hos leseren.  Men er det de viktigst kampene å kjempe?

Jeg mener det krever enda mer. I Vegvesenet har vi laget 10 retningslinjer for et klart og tydelig språk. Hos oss er det disse vi skal følge, og de vi skal gi råd om – i fallende viktighet. Ordvalg og korrektur er med, men de kommer ikke først.

Strukturen til en tekst er nemlig ikke uten betydning. Hva som står først og sist. Hvordan teksten er bygget opp og inndelt. Derfor er dette på topp i retningslinjene våre. Det går på førsteinntrykket av teksten når du ser den, og det handler om din forståelse underveis når du leser. De tre første retningslinjene sier noe om nettopp det:

  • Vi sørger for at leserne får den informasjonen de trenger – ikke mer, ikke mindre
  • Vi starter tekstene med den informasjonen som er viktigst for leserne
  • Vi gjør tekstene oversiktlige ved å bruke overskrifter, underoverskrifter og punktlister

Disse overordnede kampene har jeg tenkt å ta når jeg nå skal ut til avdelingen å gi råd om et klart og tydelig språk. Kanskje er en gjennomgang av strukturen i teksten lettere å svelge for fagavdelingen enn ord-diskusjonen også? Og jeg slipper å bli kjent som “hun som er så god på tegnsetting”.